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掌握自己的時間
編輯:艾索顧問  日期:2010-11-12  [關閉]

  討論管理者的工作任務,絕大多數都是從工作計劃開始的,這聽起來似乎很有道理。但是這種說法有一個毛病,就是在實踐中不太可行。計劃是紙上談兵,只是美好的向往而已,很少能夠真正實現。
  依我看來,卓有成效的管理者并不一開始就著手工作。他們往往會從時間安排上著手,而不是從計劃入手。他們首先要了解自己的時間到底是怎么使用的,然后再試圖來重新安排自己的時間,削減那些花時間而又不產生價值的工作。最后,他們將自己可以支配的斷斷續續的時間匯合成大塊的可以持續的時間單元。以下的三步曲就是管理工作卓有成效的基礎:
  *記錄時間
  *管理時間
  *統一安排時間
  卓有成效的管理者懂得,時間是個限制因素。任何流程的輸出量都會受到最緊缺資源的制約,而在我們稱之為“出成就”的這條流程里,這一制約因素就是時間。
  時間也是一種非同一般的資源。在其他一些主要資源中,資金實際上還是很充裕的。不過我們原先并不知道,對經濟增長以及經濟活動產生制約的并不是資金供應不足,而是對資金的需求量不大。人才是第三種制約因素,但總還是可以雇到人才,盡管耍雇到足夠的理想人才并不容易。然而,我們的確無法通過租用、雇用、購買或者其他手段來獲得更多的時間。
  時間的供應是沒有伸縮性的。不管需求有多么強烈,時間的供應就是這么多。它沒法用價格來進行調節,也沒法為它來繪制邊際效用曲線。另外,時日稍縱即逝,根本無法儲存,昨天的時間已是一去不復返了。所以,時間才是最最短缺的東西。
  時間失掉以后是完全無法補償的。在一定的范圍內,我們可以用一種資源來替代另一種資源,比如,用銅來替代鋁,用資金來替代勞力。我們可以使用更多的智力,也可以使用更多的體力。但是沒有任何東兩可以替代已經失去的時間。
  做任何工作都要耗費時間,時間是必須具備的一個條件。完成任何工作都要耗費時間?墒,絕大多數人都將這獨一無二的、失去之后無法補償的、干任何事情都不可缺少的資源并不太當一回事。要說卓有成效的管理者與其他人有所不同的話,其最大的區別就在于他們對自己的時間十分愛惜。
  人在如何使用自己的時間問題上往往有許多不足之處。
  雖然人像其他生物一樣也有“生物鐘”,當他乘飛機橫跨大西洋時,這“感覺更為明顯、但是人仍然缺乏可靠的時間感覺,這一點已從實驗室里得到了證實。如果將“個人關在房間里,不讓他看到外界的光線或黑暗,那么他很快就會失去對時間的感覺。即使在黑暗中,絕大部分人尚能保持對空間的感覺;可是就算開著燈,在一間與外界定全隔絕的房間里呆上幾個小時之后,絕大多數人都估計不了自己已在房內呆了多久。
  所以,如果我們僅僅依靠自己的記憶,恐怕就說不清楚時間是怎么花掉的。
  我有時請一些自認為記憶力很強的管理考將自己怎么使用時間的情況寫下來,然后我將這些寫成條條的估計暫時保存起來。與此同時,我又請這些管理者把自己時間的實際使用倩況記錄下來。過了幾周或數月后,我發現,這些反映時間的實際使用情況的記錄與他們當初的估計相去甚遠。
  一位公司的董事長十分肯定地對我說,他的時間大體上可以分為三個部分。三分之一的時間,根據他的感覺,是花在公司的高級管理人員身上的;另外三分之一的時間是花在重要客戶身上的;最后的三分之一時間是用在地區社會活動中了。我們后來用六個多星期的時間,對他的實際活動作了詳細的記錄,結果十分清楚:在上述三個領域里,他幾乎沒有花什么時間。他自己也知道,應該把時間花到這些領域上去——記憶總是很幫忙的,它會告訴他已把時間花在上述這些事情上了。然而,實際記錄卻顯示:他把絕大部分時間都花在做調度工作上了,隨時了解他所認識的一些客戶的訂貨情況,還為他們的訂貨不斷地打電話給工廠。其實這些訂貨中的絕大部分都進行得很順當,而他的干預只會延誤訂單的落實。然而,當他的秘書拿著這份記錄來到他的辦公室時,他根本就不相信秘書所做的記錄。在幾次三番看到了類似的記錄之后,他才開始相信:關于時間的使用問題,記錄要比記憶可靠得多。

  因此,卓有成效的管理者懂得:要使用好他的時間,他首先必須要知道自己的時間實際上是怎么花掉的。

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